Oficina Inteligente: la transformación del espacio de trabajo del futuro

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Tras los interminables meses de la pandemia, las empresas tendrán que mostrarse muy convincentes para devolver a sus trabajadores a la oficina. Y uno de los mejores argumentos es entregarles un espacio de trabajo renovado, seguro pero participativo, profesional pero motivador. Un reto a la medida de la oficina inteligente.

La transformación del espacio de trabajo va a ser uno de los grandes cambios pos-pandemia en la empresa y, como en todos los momentos de transformación, servirá para medir la fuerza de tendencias, algunas de ellas contradictorias. Ejemplo de esa lucha son los modelos de oficina centralizada (tipo campus) o satelital (disperso, para acercar el centro de trabajo al lugar de residencia del empleado).  

Tres claves de la nueva oficina inteligente

Actualmente, hay tres elementos centrales de la nueva oficina inteligente, tres características esenciales en la redefinición de un espacio futuro que debe ser mejor que el del presente:

  • Será un espacio pensado para las personas.
  • No será un espacio único, convivirá con el teletrabajo: porque el hábito de desplazarse todos los días a trabajar parece ser ya una cuestión del pasado.
  • Será un espacio inteligente y conectado, con un fuerte componente tecnológico.

Cómo será la oficina del futuro

Pero, dentro de este modelo más o menos híbrido, ¿cómo será la nueva oficina?

La transformación que el espacio de trabajo ha sufrido en este siglo ha sido histórica.  Por mucho que sorprenda, el modelo de filas de empleados absortos en sus funciones individuales, que la Compañía Británica de las Indias Orientales impuso desde su fundación en el siglo XVII hasta su desaparición en 1874, poco había evolucionado hasta hace dos décadas.

Con el desarrollo de internet, las tecnologías de la información y la digitalización de la economía ha llegado un modelo de trabajo más colaborativo y creativo. Que además se apoya en sistemas de gestión empresarial horizontales, donde prima más el liderazgo que la autoridad, y que tiene en el derribo de muros y la desaparición de despachos su máxima expresión.

Características de una oficina inteligente

En este entorno nace el concepto de oficina inteligente. Un espacio que aprovecha su diseño y la tecnología para la concentración, socialización y colaboración, contribuyendo a que las personas realicen su trabajo sintiéndose felices. Pero la actual crisis sanitaria ha cambiado algunas de sus reglas. Las características asociadas a la nueva oficina inteligente son:

Gestión centralizada

Es el corazón de la oficina inteligente. Un software que ofrece información en tiempo real sobre la ocupación del edificio (desde las salas de reuniones a los escritorios) y centraliza todas las necesidades de servicios generales prestando especial interés a soluciones para la gestión de energía, seguridad y confort. Con este objetivo incorpora de modo creciente soluciones domóticas (por ejemplo, para la robotización de toldos y persianas o la monitorización de tarifas eléctricas por tramos horarios) aportando además eficiencia y ahorro en los costes.

Aprende del dato

Los sistemas informáticos que incorpora la oficina inteligente incluyen cada vez más big data y sistemas de aprendizaje automático (machine learning). De este modo en función de variables como horas de máxima demanda de electricidad, uso de plazas de garaje o ataques a sistemas, cada responsable de área puede tomar decisiones en base a datos, no a percepciones.  

Información accesible en cualquier lugar y situación

La oficina inteligente no solo facilita, si no que promueve el trabajo en remoto. La tecnología en la nube da accesibilidad y poder de computación en cualquier lugar, unas funcionalidades que se van a ver muy potenciadas con el despliegue de las redes 5G.

Flexibilidad del espacio

Ofrece espacios capaces de adaptarse a la actividad gracias a la versatilidad de su mobiliario y a los sistemas de iluminación. Esta tendencia incluye desde distintas salas de reuniones (más formales o creativas) a espacios tan novedosos como los que permiten trabajar de pie (una tendencia al alza para algunas actividades por sus beneficios para la salud y de gestión del tiempo),   puestos de trabajo encapsulados (que aíslan al empleado en un habitáculo de reducidas dimensiones para favorecer su concentración individual) o espacios multiuso (que sirven tanto para zona de relax como para mantener una reunión informal del equipo).  

Información dinámica

La oficina inteligente dispone de sistemas de cartelería digital para ayudar a los empleados y visitantes en sus desplazamientos, hacer informaciones generales puntuales (por ejemplo, acortamiento del turno por aviso de nevada), e incluso de disponibilidad de los servicios comunes. Hay empresas que ya están experimentando con servicios de recepción virtual, en los que el recepcionista virtual acomoda a las visitas de desde un monitor.

Facilita la colaboración, transmisión del conocimiento y la creatividad

El diseño de oficina debe ser coherente con los nuevos modelos de trabajo apoyados en plataformas digitales colaborativas, que  permiten compartir y distribuir el trabajo. 

Nuevos retos de la oficina inteligente

Informes como el de la consultora Mckinsey avanzan que muchas compañías seguirán exigiendo uso de mascarilla a sus empleados y mantendrá espacios que favorezcan el distanciamiento social durante meses después de la vacunación.  La oficina inteligente debe ser capaz de convivir con esta coyuntura sin renunciar a sus principios.

El modelo debe incorporar nuevos conceptos como el de la oficina saludable (esa que cuida de la salud física y mental del empleado y que se ha impuesto durante 2020), oficina sostenible e incluso otros más rompedores con los que se experimenta.

Es el caso de la llamada la oficina satelital. Se enmarca dentro del movimiento ciudades en 15 minutos: aquellas en las que todos los servicios básicos, incluido el trabajo, se solucionan en el barrio, limitando los desplazamientos desde casa a 15 minutos.

En consecuencia, se plantea a las grandes organizaciones contar con una sede central muy limitada para que sus trabajadores se organicen en pequeñas oficinas satélites: por ejemplo, 20 trabajadores que viven cerca acuden a un espacio habilitado por la empresa en el barrio, un espacio dotado de inteligencia y que garantiza la perfecta integración con la central y el resto de oficinas satélites.

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