Los 150 empleados de Google España llegan cada mañana a las oficinas de la compañía en el Edificio Picasso, de Madrid, dispuestos a desayunar al tiempo que mantienen sus primeras reuniones de trabajo. Lo pueden hacer en el comedor, un espacio multifuncional, o en cualquiera de los espacios comunes con sofás y sillas donde tomar un café y algo de comer.

Para reuniones algo más numerosas y privadas, tienen a su disposición el único despacho existente, siempre que el director general esté fuera en ese momento. Se han habilitado phone boxes para las videoconferencias, de modo que además de mantener la intimidad se evita molestar a los compañeros.

Hay un billar, una mesa de ping-pong, futbolín… El ocio es importante para eliminar estrés, pero además esos espacios pueden servir para conversar sobre proyectos o poner en común ideas, al igual que en los desayunos de trabajo o en las comidas de negocios.

Bienvenidos a un nuevo concepto de espacio común de trabajo, flexible e informal, un lugar donde sentirse cómodo y, por tanto, ser más productivo. Google es un ejemplo cercano y práctico de una nueva cultura empresarial que pretende acabar con la oficina jerarquizada, donde los puestos están asignados y siempre ocupados, y las tareas son más individuales que colectivas.

Más ejemplos. La sede madrileña de Microsoft (de nuevo una empresa tecnológica) ha sido diseñada según su programa Workplace Advantage: mesas que cualquiera puede ocupar (hotdesking) en cualquier momento, con conexiones para sus dispositivos móviles. No hay lugares asignados porque los empleados tienen libertad para desarrollar sus tareas dentro o fuera de la oficina.

Menos espacio y más ahorro para la empresa

Según un estudio de Grupo 3g Office, dedicado a la gestión de espacios corporativos, una oficina flexible necesita un 30% menos de superficie por empleado que una tradicional.

La división de arquitectura de la inmobiliaria Jones Lang LaSalle (JLL), que aboga por esta forma de organización de las oficinas, añade que además disminuye de media un 60% el espacio dedicado a los despachos, por lo que pueden habilitarse más zonas comunes, tanto de trabajo como de ocio.

Menos superficie y, por tanto, menos gastos al no haber una ocupación permanente de los puestos. El ahorro para las empresas, según esos estudios, se estima entre un 15% y un 30%. Más aún si se aprovecha la multifuncionalidad de los espacios para generar ingresos extra, como sucede con la sede de Red Bull en Londres, cuya recepción se convierte cada noche en un bar de moda.

¿Y por qué no habilitar salas de exposiciones en las zonas comunes? ¿O nuevas áreas para clientes? ¿O tal vez talleres de cocina japonesa o de pan, como ya existen en la sede madrileña de Google? Se trata de hacer oficinas abiertas, que aprovechen mejor cada metro cuadrado y que obtengan la mayor rentabilidad en la inversión inmobiliaria.

El 80% de los proyectos de oficinas realizados por Jones Lang LaSalle durante 2014 responden a este nuevo concepto de lugar de trabajo. Ya es una tendencia, y no solo por el ahorro. Diferentes estudios, realizados entre otros por Google, corroboran que los empleados que pueden disponer de su tiempo, no están sujetos a la rigidez de sus puestos y pueden disfrutar de un entorno laboral de colaboración, confortable e informal, aumentan su productividad hasta un 20%.