Los problemas derivados de la gestión de la comunidad son la quinta causa de reclamación más común en las comunidades de vecinos. El 8% del total de reclamaciones nacidas en las comunidades de vecinos derivan de la gestión de la propia comunidad. Un grado de incidencia notablemente inferior al 24% de las motivadas por problemas con los accesos a las viviendas (puertas o garajes), las instalaciones eléctricas (16%) o los ascensores (11%). Estos datos se han extraído del estudio realizado por la red social Todosvecinos.com, en el que se han analizado 75.300 incidencias desde diciembre de 2011 a abril de 2013 en cerca de 4.600 comunidades de vecinos. Sin embargo, en demasiadas ocasiones, la gestión del administrador de fincas suele ser objeto de críticas por parte de sus clientes.

Miguel Ángel Muñoz, presidente del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, resumía así los beneficios de la contratación de unos servicios profesionales en un encuentro mantenido con los lectores de elMundo.es: “Supone garantías plenas de formación, de información, de pólizas de responsabilidad civil y de caución, además de su sometimiento profesional a las normas deontológicas que dimanan de la estructura colegial”. Pero la práctica demuestra que no todos los administradores de fincas hacen de su profesionalidad y buen ejercicio su estandarte. Apaf (Asociación Profesional de Administradores de Fincas) ha resumido en dos las malas prácticas o fraudes más comunes sufridos por las comunidades de vecinos a manos de los malos administradores: la cuenta única y la oferta de servicios integrales.

La cuenta única

En algunas ocasiones el administrador lleva todos los ingresos y gastos de las comunidades de vecinos que gestiona en una única cuenta, de la que además es su único titular. Un hecho que según se explica en la web de Apaf  propicia que “los vecinos no pueden saber a ciencia cierta el saldo de su comunidad y, además, al mezclar todos los ingresos y gastos de distintas comunidades se pueden utilizar los ingresos de unas comunidades para cubrir los gastos de otras”. Desde la asociación se considera que la situación puede “originar desvíos de fondos y derramas innecesarias para los vecinos; sin darse cuenta que están pagando más cuota de la necesaria, debido a un mal servicio de administración de fincas”.

En la práctica, la centralización de los movimientos contables de varias comunidades en una única cuenta por parte del administrador dificulta el análisis de supervisión que la comunidad de vecinos -cada uno de ellos- debe hacer de los movimientos bancarios. Evitar los problemas que de esta práctica se pueden derivar es sencillo: basta con exigir al administrador contratado por  la comunidad que mantenga una  cuenta exclusiva para nuestra comunidad. Además la utilización de las nuevas tecnologías, comunidades 2.0, facilita esa transparencia al ofrecer en Internet y en el momento que cada vecino desee, la posibilidad de consultar el estado de las cuentas. Al margen de este hecho, la Ley de Propiedad Horizontal exige al administrador la libre disposición de la información que custodia. Los vecinos tienen derecho a su consulta en cualquier momento y, de modo especial, con motivo de la celebración de la Junta General Ordinaria, el momento en que se aprueban las cuentas del ejercicio.

Oferta de servicios integrales

La segunda mala práctica identificada desde Apaf surge cuando además de administrar la finca “el administrador se encarga de la gestión integral de todas las necesidades de la comunidad”: provee de los servicios de limpieza, mantenimiento, seguros… Una oferta integral lícita frente a la que conviene establecer ciertas prevenciones en favor de un buen funcionamiento: la comunidad de vecinos debe cerciorarse de que no está pagando un sobrecoste por la prestación de estos servicios contrastando las tarifas ofrecidas con otras de la competencia. Además, se recomienda la renegociación periódica de los servicios contratados para garantizar que las tarifas se mantienen conforme a la realidad del mercado en cada momento.

Qué hacer

La contratación de un administrador colegiado es la medida repetida una y mil veces desde el sector para asegurar un servicio profesional. En cualquier caso, los comuneros que detecten prácticas sospechosas de administración deben ponerlo en conocimiento del colegio de administradores de fincas correspondiente. La segunda y más drástica opción es acudir a la Administración de Justicia. Para acabar conviene tener claras cuáles son las competencias del administrador de la finca, que puede ser tanto un propietario elegido por la junta vecinal como un profesional remunerado. Según se recuerda desde la OCU (Organización de Consumidores y Usuarios), sus competencias son:

• Velar por el buen régimen de la casa y apercibir a quienes lo perturben.
• Ocuparse del buen estado de la finca y ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, así como atender las reparaciones urgentes.
• Preparar el plan de gastos anual y proponer los medios para afrontarlo.
• Custodiar la documentación de la comunidad y mantenerla disponible.
• Ejercer de secretario, si se le ha asignado esta tarea.

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