Desde el 12 de mayo de 2019 es obligatorio llevar un registro horario del tiempo de trabajo efectivo de los trabajadores en España. La medida, que responde a un imperativo europeo, fue aprobada por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, y ha puesto sobre la mesa no pocos temas de debate. Dejando a un lado cuestiones como productividad, sostenibilidad o eficiencia, la primera cuestión a abordar es de índole práctico: ¿cómo establecer un sistema de fichaje acorde a la ley en empresa?

Mientras que en muchas compañías el control horario ya era una realidad diaria (obligatorio, además, para trabajadores por horas o con jornadas parciales), otras muchas deben adaptarse a la normativa con celeridad. El control horario deberá cumplir algunos requisitos y la obligatoriedad no es baladí: si la Inspección de Trabajo encuentra irregularidades en el registro horario, los empresarios tendrán que asumir sanciones entre los 626 y los 6.250 euros por faltas graves.

Requisitos para el control horario

El Real Decreto modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria” y se aplica a todos aquellos trabajadores al amparo de dicho Estatuto (lo que excluye, por ejemplo, a funcionarios públicos o trabajadores por cuenta propia).

Desde la entrada en vigor de la normativa, es por tanto responsabilidad del empresario encargarse de llevar un registro diario de la jornada laboral de los trabajadores, así como conservarlo durante cuatro años por si fuera necesario presentarlo ante petición del comité de empresa, la inspección de trabajo o de los mismos trabajadores.

La norma exige que el registro sea diario y fehaciente y el tiempo que debe ser registrado es el de trabajo efectivo, lo que resta los tiempos de descansos o dedicados a comida. Tampoco se incluiría en el registro el tiempo en el que el trabajador se encuentre a disposición de la empresa, sin perjuicio de que éste reciba compensación por ello. Por último, todos los trabajadores deberán recibir un informe con las horas efectivamente trabajadas por cada periodo de devengo de la nómina.

Algunos métodos para fichar

El registro puede realizarlo la empresa sin intervención del trabajador (por ejemplo, con un sistema de registro a la entrada) o puede ser el mismo trabajador quien realice el fichaje.

• La solución más sencilla es también la más rápida de implantar: un formulario en papel que puede realizarse, por ejemplo, en una hoja de Excel, impresa y puesta a disposición del trabajador para que la firme. Esta solución puede ser operativa en empresas de reducidas dimensiones, pero para empresas más grandes, una solución manual se antoja poco eficiente tanto para el registro, como para la gestión o almacenaje de los datos.
• Métodos de proximidad que incluyen desde tarjetas de fichaje o tornos de entrada a soluciones más sofisticados como el análisis de la huella dactilar o de la retina ocular son efectivos en aquellos casos en los que los trabajadores acudan a centro de trabajo. En el otro lado de la balanza, se trata, por lo general, de soluciones costosas.
• Programas o aplicaciones informáticos con almacenaje en servidores propios o en la nube con los que el fichaje se realiza a través del ordenador o una app instalada en el teléfono. Se trata de métodos, además, fácilmente aplicables en casos como trabajadores móviles o teletrabajadores y, aunque hace apenas unos meses se trataba de programas costosos cuando se desarrollaban ad hoc para la empresa, la buena noticia es que la entrada de la normativa ha supuesto la llegada al mercado de soluciones a precios accesibles que aportan buenas garantías de seguridad.

En todo caso, y según recoge la normativa, el registro de jornada de organizará y documentará “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa”, por lo que, aun siendo la última palabra la del empresario, se deberá realizar, al menos, dicha consulta.

Casos especiales

Algunos sectores o empresas han levantado la voz para reclamar que un registro horario no es compatible con su modalidad de trabajo. Tal es el caso, por ejemplo, de bufetes de abogados o departamentos comerciales, por poner dos ejemplos dentro de una amplia casuística. Por el momento, desde el sólo se aceptan algunas excepciones como la alta dirección, las trabajadoras domésticas o los deportistas profesionales. Con el tiempo, se espera, se irá perfilando la norma a través de la jurisprudencia.