Ya hemos visto en este blog el éxito creciente de los espacios compartidos de trabajo, lo que los anglosajones llaman coworking. En definitiva, oficinas comunes en las que distintos autónomos y pequeñas empresas con presupuestos limitados encuentran un lugar para desarrollar su actividad en un ambiente colaborativo.

No se trata de distribuir mesas y sillas en locales con los mínimos servicios. Hablamos de espacios estudiados para conseguir la máxima comodidad y seguridad laboral y, por tanto, la mayor eficacia en las tareas de quienes los alquilan. Dicho de otra forma, el equipamiento es fundamental.

Eric van den Broek, de La Mutinerie (un espacio de coworking en París), y experto en este tipo de instalaciones, ha elaborado un listado básico de los elementos con los que deben contar estas oficinas:

• Una conexión wifi segura.
• Un escritorio cómodo.
• Equipo de oficina (impresora, escáner, teléfono…).
• Espacios de almacenamiento (archivos).
• Una sala de reuniones.
• Cocina con comida y bebida.
• Una habitación tranquila y silenciosa para poder concentrarte en el trabajo.

La configuración más adecuada de la oficina la vemos con detalle gracias a la ayuda de otro especialista, Carsten Foertsch, de Deskmag.

Sillas                                

“Muchos espacios de coworking se parecen a una cafetería. Pero no funcionan exactamente como una. Las sillas habituales de estos locales son a menudo un problema”, apunta Foertsch. Siempre deben ser ergonómicas y regulables en altura.

Mesas

Como mínimo, tienen que medir un 1,70 de largo con un espacio alrededor (por lo menos de un metro) que permita una movilidad razonable.

“El mobiliario en estos espacios debe ser totalmente flexible y permitir reconfiguraciones en función de las diferentes dinámicas de trabajo. De este modo, las mesas pueden reconfigurarse para trabajar de forma individual o en equipo, o hacerlas apilables, para dejar un espacio diáfano si así se requiere”, afirma Ricardo Patiño, responsable de la empresa de muebles de oficina Steelcase.

Enchufes

Como sostiene Foertsch, “sin un buen número de enchufes, un espacio de coworking no puede funcionar. No es tanto una cuestión de cantidad como de localización”. Lo aconsejable es cuatro tomas junto a cada mesa.

Iluminación

Al igual que en cualquier oficina, hay que evitar los deslumbramientos utilizando una luz uniforme y lo más natural posible, como también hemos explicado en este blog.

Ruido

Deben crearse salas tranquilas o habitaciones silenciosas que a la vez sirvan como zonas comunes donde realizar reuniones. En Writer’s Junction (Santa Mónica, California), un espacio de coworking para escritores, estas salas están situadas en el centro de la oficina. Proporcionan espacios privados donde se puede seleccionar el nivel de ruido. Betahaus, en Berlín, que cuenta con 200 mesas, también ubica en el centro del espacio su amplia sala multiusos, tanto para grupos de trabajo como para realizar tareas que requieren gran concentración.

¿Y cómo evitar las molestas conversaciones en voz alta de los vecinos por teléfono o por Skype? “Muchos espacios de coworking han instalado antiguas cabinas telefónicas, auténticas o de fabricación propia ­–comenta Foertsch–. Suelen tener en su interior un estante para el portátil e instalaciones para facilitar las llamadas. Y, además, quedan muy bien…”.

La cocina

Eric van den Broek y Carsten Foertsch coinciden en que debe ser el núcleo central de todo el espacio, un lugar de encuentro y relax: “La experiencia nos dice que el mejor sitio para la cocina es en el medio o hacia la parte delantera del edificio, completamente visible. Una cocina central también sirve como divisor del espacio por sí misma, ayudando a distribuir grandes superficies en diferentes áreas». El inconveniente es que eso puede generar ruido, por eso deben contar con separaciones que aíslen los sonidos.

Tabletas y pantallas táctiles

Sirven de registro de entrada y punto de información para coordinar el uso de los diferentes espacios. Por ejemplo, Sandox Suites, en San Francisco, ha instalado un Kindle Fire en cada sala de reuniones para comprobar su disponibilidad y reservarla.

Conectividad y elementos audiovisuales

No basta con un wifi seguro y de banda ancha, las salas de reuniones tendrán que disponer de altavoces, cámaras y monitores para que sea posible establecer videoconferencias.