Las grandes oficinas y los espacios de trabajo evolucionan como reflejo de la propia transformación del trabajo, impulsada por los avances tecnológicos y el consecuente desarrollo de nuevas metodologías, como el trabajo en agile. El objetivo último: conseguir aumentar la productividad y la eficiencia con beneficios colaterales tan importantes como el bienestar del trabajador.

Así, en los últimos años, han proliferado oficinas con diseños open space en los que los empleados comparten el espacio con sus responsables, salas de reuniones multiuso y espacios dedicados al descanso y al esparcimiento. Pero el cambio no es patrimonio exclusivo de multinacionales o gigantes tecnológicos como Facebook o Google ya que muchas de las soluciones adaptadas por estas empresas pueden ser fácilmente replicables en las pymes y, precisamente, esa parece ser la tendencia.

La transformación digital: el primer paso

No son pocas las pymes que han nacido bajo el paraguas digital y las que ya existían antes de la revolución provocada por Internet se encuentran ante la disyuntiva de adaptarse o no poder competir en productividad y costes contra quienes sí apuestan por la digitalización

Con ordenadores, smartphones, soluciones de conectividad y software especializado asequible, casi cualquier empresa puede beneficiarse de las herramientas que permiten el trabajo colaborativo o remoto y optimizar o automatizar algunas tareas, independientemente de su tamaño. La necesidad de que todos los empleados estén en la oficina al mismo tiempo se elimina por lo que se consigue el caldo de cultivo ideal para implantar horarios y puestos de trabajo flexibles y establecer objetivos por resultados.

Oficinas abiertas y colaborativas

De esta forma, el diseño open office se perfila como una alternativa atractiva para las empresas de pequeño o mediano tamaño que permite ahorrar costes y fomentar la colaboración entre los empleados. ¿Mejorará este cambio la productividad y el bienestar de los trabajadores de las pymes, tal y como ocurre en las grandes compañías? Pues, al parecer, no sucede así en todos los casos. Según el estudio titulado “La relación entre el tipo de oficina y la satisfación del trabajor” publicado por el Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, en entornos en los que son pocos los trabajadores que comparten un espacio abierto de este tipo, el bienestar de estos no aumenta sino que se reduce, ya que sienten mermada su privacidad.

Los resultados se muestran positivos, especialmente cuando los gerentes o los directores generales también comparten estos espacios. En estos casos, la comunicación mejora efectivamente a todos los niveles, los altos mandos pasan a ser figuras accesibles y desde la dirección se consigue una visión más nítida de los avances y las dificultades del trabajo diario, así como de las preocupaciones de los empleados.

Con todo, la tendencia en las nuevas oficinas es la de crear zonas diáfanas y separar los puestos de trabajo individuales con divisorias fonoabsorbentes que conceden a cada persona una cierta dosis de privacidad y la capacidad de personalizar su puesto con algunas fotografías o pequeños objetos personales. En este punto, no sólo la disposición de la oficina se ha demostrado importante, también la decoración: un centro de trabajo cálido y la presencia de elementos como luz natural o plantas consiguen trabajadores más felices y satisfechos.

De despacho a sala multiusos

De esta manera, los despachos en las pymes no desaparecen pero sí ven su número reducido significativamente, limitándose a los cargos más altos de la empresa. Y, los que existen, ya no son habitáculos infranqueables sino que se han convertido en salas multiusos disponibles para responder a las necesidades del resto de empleados y en las que se realizan reuniones, llamadas, videoconferencias o tareas que requieran de especial concentración. La puerta, en todo caso, raramente se encuentra cerrada.