Todo es más fácil cuando cada uno cumple con el papel asignado. La comunidad de propietarios es una entidad jurídica profundamente democrática pero que necesita de la participación de sus miembros. Implicación que se traduce en el desempeño de las labores de presidente, vicepresidente y administrador-secretario y, por parte de todos los propietarios, la asistencia a la junta de propietarios. Repasamos las competencias y obligaciones de cada uno de ellos para lograr un funcionamiento ejemplar.

Presidente de la comunidad de propietarios

Cualquiera de los miembros de la comunidad de propietarios puede acceder al cargo de presidente. De hecho, es una responsabilidad de obligada aceptación. Lo más habitual es que se establezca un turno rotatorio para asegurar una equivalente implicación de todos los propietarios, si bien existen otras fórmulas como el sorteo o la elección por votación entre quienes se presentan voluntariamente como candidatos.

 

• ¿Cuánto dura el mandato? La duración del cargo acostumbra a ser anual, si bien en los estatutos se puede haber acordado una diferente. Otra posibilidad es que de común acuerdo entre las partes se decida prolongar el mandato, pero siempre por un tiempo definido.
• ¿Qué funciones tiene? Depende de si la comunidad cuenta o no con un administrador, si no es así, el presidente debe asumir todas las labores de gestión durante su mandato, incluida la contabilidad. Sin embargo, lo más habitual es delegar en un profesional el día a día, y que la labor del presidente sea la de autorizar y supervisar: dar el visto bueno a la redacción de escritos, contrataciones, obras menores de mantenimiento, reclamaciones de propietarios, etc. Otras funciones son la de asistir a las juntas de propietarios, velar por su normal desarrollo, y representar a la comunidad frente a un juicio.
• ¿Cómo se nombra al presidente? Cuando la comunidad de propietarios echa a andar, el nombramiento del presidente se realiza en el Acta de Constitución. Una vez realizado este trámite debe ser elegido por junta ordinaria anual. En el caso de cese u otros supuestos por los que deba dejar el cargo con antelación al tiempo de mandato establecido, los vecinos deben elegir su sustituto en junta extraordinaria.
• ¿Se puede negar un vecino a ser presidente? La única vía para renunciar a esta labor (siempre que no haya acuerdo entre los vecinos) es por mandato judicial. Es el juez quien determinará si existe una causa justificada que le libre de esta obligación, las razones más habituales son la edad, enfermedad, incapacidad o analfabetismo.

Vicepresidente de la comunidad de propietarios

En contra de lo que en muchas ocasiones se piensa, se trata de un cargo opcional, no obligado por la Ley de Propiedad Horizontal que mayormente regula las comunidades de propietarios en España (en el caso de Cataluña, el Código civil). Su elección es por el mismo procedimiento señalado para el presidente, pudiéndose nombrar más de un vicepresidente: por ejemplo, vicepresidente primero y vicepresidente segundo.

• ¿Cuánto dura el mandato? Lo más habitual es un año, pero la comunidad puede establecer otros plazos en los estatutos.
• ¿Qué funciones tiene? La más importante es la de sustituir al presidente en los supuestos de ausencia, vacante o imposibilidad. También presta una labor importante de asistencia en la toma de decisiones aportando una segunda visión. Además de éstas, la junta de propietarios puede asignarle otro tipo de funciones, lo que ocurre en comunidades de propietarios grandes, por ejemplo, para atender las necesidades de zonas comunes o la seguridad, descargando a la presidencia de algunas responsabilidades concretas.

Secretario y administrador

Nos adentramos en un terreno de cierta confusión. La Ley de Propiedad Horizontal distingue entre las atribuciones del secretario y del administrador, si bien la práctica ha impuesto que ambas funciones sean asumidas por el administrador de fincas profesional. De este modo la figura del secretario-administrador es cada vez más común, si bien pueden continuar recayendo en dos personas.

 

• ¿Qué funciones específicas tiene el secretario? Se reparten en diferentes artículos de la Ley de Propiedad Horizontal, lo que incrementa la confusión. Sus funciones son muy variadas, ya que sobre esta figura recae en buena medida el funcionamiento de la comunidad. Así, cuenta con atribuciones de certificación (de los acuerdos de la junta de propietarios o del estado de deudas de una vivienda o local, etc.), también es el encargado de redactar las actas, llevar al día las direcciones de comunicación con los propietarios o custodiar los libros de actas, entre otras.
• ¿Qué funciones tiene el administrador? En este caso sí que se enumeran de forma más ordenada en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Como se ha señalado, lo habitual es que asuma toda la labor del secretario y, además, preste atención al buen funcionamiento de todos los servicios comunes, lo que incluye informar de posibles “advertencias y apercibimiento” a los propietarios por incumplimiento de normas de convivencia; debe llevar las cuentas y la contabilidad (sin duda una de sus funciones más destacadas); atender a la conservación y mantenimiento de la comunidad (si bien no tiene competencias para ordenar obras salvo por razón de urgencia); ejecutar los acuerdos de la comunidad (incluidos cobros y pagos); cumplir con las órdenes de la junta; administración de morosos; y otros posibles mandatos que reciba de la junta.

 

Junta de propietarios

Es el órgano soberano de la comunidad, formado por todos los propietarios.

 

• ¿Qué funciones tiene? Aprueba y modifica los estatutos, así como las normas de régimen internas de convivencia conforme a la ley; nombra y destituye a los cargos de los órganos de gobierno; resuelve las reclamaciones de los propietarios; aprueba el presupuesto y la contabilidad; aprueba las obras de reparación y conservación ordinarias y extraordinarias; y, en general, cualquier asunto de interés general para la comunidad.
• ¿Cuándo se reúne? Con periodicidad anual, la comunidad de propietarios debe celebrar la junta ordinaria, que entre otros cometidos tiene la aprobación de los presupuestos y cuentas. Además, puede celebrar juntas extraordinarias cuando lo considere oportuno. Las causas más habituales son por iniciativa del presidente, por petición de la cuarta parte del total de propietarios o un número de propietarios inferior pero que represente al menos el 25% de la cuota de participación.